Vậy là tôi đã kết thúc hành trình 30 ngày X3 Năng Suất.

Ngày kick-off khóa học cũng là ngày sinh nhật tuổi 32 của tôi. Giờ nhìn lại, tôi thấy đây là món quà ý nghĩa nhất mà tôi tặng cho mình trong suốt 32 năm qua (vì xưa nay có bao giờ tự tặng quà sinh nhật cho mình đâu, con nhà quê làm gì có mấy cái này 😁). Ý nghĩa là vì nó không chỉ thay đổi cách tôi làm việc, mà còn giúp tâm thức của tôi có những sự chuyển hóa tích cực.

Có bao giờ bạn nghĩ rằng vừa có thể làm việc hiệu suất và tập trung, mà tâm trí vẫn bình an và thảnh thơi không?

Nếu bạn nghĩ hai điều trên là trái nghịch với nhau và không thể, hãy kiên nhẫn đọc hết bài viết để có câu trả lời nhé.

Tôi xin chia sẻ bốn tuyệt chiêu tôi đã rèn luyện được trong hành trình 30 ngày X3 Năng Suất, thứ đã giúp tôi làm việc hiệu suất hơn với một tâm trí bình an hơn, gồm có:

  1. Lập OKRs hằng ngày: có tác dụng như một la bàn định hướng cho tâm trí
  2. Kaizen hằng ngày: review tâm thức và công việc của một ngày, từ đó rút ra bài học & cải tiến
  3. Sử dụng pomodoro trong khi làm việc: cân bằng giữa tập trung chủ động & thư giãn chủ động
  4. Đệ nhị thân gọi điện thoại hỏi thăm: giúp đồng đội review một ngày làm việc & tăng sự gắn kết

Yo! Bắt đầu hành trình nào. 🤟

Vì sao tôi lại tham gia hành trình X3 Năng Suất?

Tôi bị lừa! 😱

Nhỏ em ở chung nhà Thanh Sarah (nhỏ hay tự xưng là Thanh Mặp Khỏe) dụ ngon dỗ ngọt tham gia khóa X3 Năng Suất, để lập OKRs. Sau khi đã chốt kèo tôi và dì Tuệ Ngôn tham gia rồi thì em dứt áo ra đi. Em ấy chơi hẳn lớp X5 Nội Lực. Quá ngầu!

Nói vui thôi. Chứ tôi đã có sẵn ý định tìm hiểu OKRs, đã đọc cuốn Làm Điều Quan Trọng của John Doerr rồi. Nhưng mới chỉ biết về khái niệm, còn áp dụng thì chưa được. Bối rối lắm.

Còn nguyên nhân tôi muốn tìm hiểu OKRs? Là vì tôi đang loay hoay tìm một phương pháp để kết nối công việc của các thành viên trong team. Tôi muốn tăng sự gắn kết trong đội nhóm bằng cách tạo ra một mục tiêu chung. Cho dù anh em có mỗi người mỗi việc thì cũng có một mục tiêu chung hướng về.

Giống như một cỗ xe tứ mã, cả bốn con ngựa phải chạy về một hướng thì cỗ xe mới đi về phía trước. Mỗi con chạy một hướng thì tan đàn xẻ nghé.

Đấy, do có sẵn trăn trở nên cơ duyên tới là chộp liền. Khi học trò đã sẵn sàng, người thầy sẽ xuất hiện là vậy.

Giờ thì cùng tôi khám phá tuyệt chiêu đầu tiên nhé! 🤩

Tuyệt chiêu #1: lập OKRs hằng ngày

Trong bài viết này, tôi tập trung nói về OKRs đã được thực hành trong khóa học, chứ không phải OKRs mà bạn hay thấy trong sách nói về OKRs đâu nhé.

Thật tình mà nói, tôi không nghĩ đây là OKRs đúng theo nguyên mẫu phương Tây. OKRs tôi được thực hành đã được điều chỉnh và hòa trộn với triết lý đạo học phương Đông, để tạo ra một cách thiết lập OKRs không chỉ tập trung hoàn tất điều quan trọng, mà còn có khả năng giải quyết một số vấn đề trong tâm trí.

Nghe có vẻ hấp dẫn rồi đúng không?

Bây giờ cùng lướt qua một chút khái niệm OKRs nguyên bản nhé.

Xác định công việc quan trọng nhất là tiêu điểm, và tập trung 'bắn hạ' nó. Ảnh của Annie Spratt @ Unplash.

Định nghĩa OKRs

Trong quyển LÀM ĐIỀU QUAN TRỌNG (MEASURE WHAT MATTERS) do tác giả John Doerr viết, OKRs được định nghĩa như sau:

OKRs là viết tắt của Objectives and Key Results - còn gọi là phương pháp quản trị theo mục tiêu và các kết quả then chốt. Một phương pháp quản lý giúp đảm bảo tập trung nỗ lực vào cùng những mục tiêu quan trọng xuyên suốt cả công ty. (trang 18)

Tác giả định nghĩa chi tiết hơn, Mục tiêu (O) đơn giản là những thứ chúng ta muốn đạt được không hơn không hơn không kém. Và Kết quả then chốt (KRs) sẽ đánh dấu và giám sát cách chúng ta đi đến những mục tiêu đó như thế nào. (trang 19)

Trong lớp học, chúng tôi sử dụng một cách gọi khác cho mục tiêu (O): tiêu điểm. Rất đơn giản: tiêu điểm là công việc quan trọng nhất trong ngày mà tôi cần tập trung để giải quyết. Nếu coi tiêu điểm là đích đến, tôi cần những cột mốc cụ thể để đo lường đã đi được bao xa và đã đến đích hay chưa. Những cột mốc đó là kết quả then chốt cần đạt được.

Lý thuyết OKRs đến đây thôi, trong bài viết này tôi muốn chia sẻ về trải nghiệm của mình, chứ không phải bàn về khái niệm. Nếu đọc hết bài thấy thú vị và muốn tìm hiểu sâu hơn về OKRs, tôi sẽ giới thiệu vài cuốn sách để bạn đọc.

Mỗi ngày, chúng tôi có đúng 15 phút để vừa review công việc ngày hôm trước, mà vừa lập kế hoạch cho ngày hôm nay. Nếu ai đã review công việc ngày hôm trước, sáng sớm sẽ có trọn vẹn 15 phút để lập kế hoạch.

Khi mới bắt đầu, tôi nghĩ sao có thể lập được kế hoạch chi tiết trong một ngày làm việc chỉ với 15 phút kia chứ?

Rồi tôi chỉ mất có hai tuần để đạt được điều đó.

Đúng là kỹ năng chỉ là câu chuyện của sự quen tay, chứ không có gì cao siêu phức tạp. Càng rèn luyện thì càng quen tay, càng quen tay thì kỹ năng càng cao.

5 lợi ích của việc lập OKRs hằng ngày

Lợi ích #1: tâm trí tập trung vào điều quan trọng

Trước đây khi không có tiêu điểm cụ thể trong ngày, tâm trí tôi hoạt động như một con thoi. Nó chạy từ việc A sang B, xọ tới việc C, ghé ngang việc D, lén lút việc E rồi trở về với việc A.

Tâm trí phải nhảy nhót liên tục như vậy cực kỳ mất năng lượng. Và đương nhiên hiệu quả công việc không thể nào tốt được.

Tôi thực tập đến ngày thứ ba là bắt đầu thấy có kết  quả, dù nhỏ. Một ngày làm việc bắt đầu có định hướng cụ thể.

Lợi ích #2: công việc trở nên dễ hoàn thành hơn

Khi một ngày làm việc được viết xuống rõ ràng, tâm trí cũng trở nên rõ ràng và mọi chuyện cũng trở nên dễ dàng hơn. Dù đó là việc khó, việc đã đè nặng trong tâm trí một thời gian, hay là việc mà tôi có xu hướng né tránh, khi được viết xuống và có những bước thực hiện cụ thể, tâm trí tôi cảm thấy công việc trở nên dễ dàng hơn. Và thật sự, công việc được hoàn thành nhanh chóng hơn và không quá khó như tôi nghĩ lúc đầu.

Sự rõ ràng dẫn đến sự dễ dàng.

Lợi ích #3: tâm trí bình an và thảnh thơi

Không chỉ vậy, tâm trí tôi còn trở nên bình an hơn trong ngày làm việc. Vì nó không phải nghĩ đến những công việc mà ngày hôm nay chưa cần làm. Tâm trí ngầm hiểu rằng, nó chỉ cần hoàn thành những công việc đã được viết xuống đầu ngày là đủ.

Lợi ích #4: tiết kiệm năng lượng cho tâm trí

Khi công việc quan trọng và cần thực hiện được viết xuống rõ ràng, tâm trí có xu hướng tập trung vào công việc cụ thể. Nó không còn nhảy hết từ việc đến việc kia như trước. Do đó, tâm trí mất ít năng lượng hơn. Cuối ngày làm việc, tôi không còn bị cảm giác kiệt sức & rã rời như trước.

Tôi nhận ra một điều, tâm trí bị tổn hao năng lượng không nằm ở việc nó làm nhiều hay ít, mà ở chỗ nó được tập trung hay bị phân tán.

Lợi ích #5: trọn vẹn cả trong và ngoài giờ làm việc

Một điều nữa mà tôi thật sự không ngờ tới đã diễn ra: khi kết thúc một ngày và rời khỏi bàn làm việc, tâm trí dứt khỏi công việc hoàn toàn và không bị ám ảnh miên man nữa. Cho dù ngày hôm đó tôi đã hoàn thành công việc trọn vẹn hay còn dở dang. Thời gian còn lại trong ngày, tôi làm gì tâm trí sẽ trọn vẹn với việc đó.

Trái lại với trước đây, cho dù một ngày có làm được nhiều việc nhưng khi kết thúc một ngày, tôi vẫn thấy không được hài lòng và bình an. Do không viết xuống kế hoạch công việc rõ ràng mà chỉ giữ ở trong đầu, cho nên công việc có hoàn thành hay không hoàn thành cũng đều mơ hồ.

Sự mơ hồ chính là nguyên nhân của cảm giác không hài lòng và dang dở. Một cảm giác không được trọn vẹn. Cảm giác đó đâu có dừng ở bàn làm việc. Nó theo tôi về nhà. Nó xuất hiện lúc tôi ăn cơm. Nó xen vào cuộc nói chuyện giữa tôi và bạn bè.

Điều này tạo ra một chuỗi ảnh hưởng liên hoàn: ảnh hưởng đến tâm trí > chất lượng mối quan hệ > chất lượng cuộc sống.

Sự không rõ ràng mang lại quá nhiều tác hại. Sự rõ ràng mang lại rất nhiều lợi ích. Khi tâm trí đã thực chứng cả hai mặt lợi hại của một vấn đề trong một thời gian đủ lâu (ít nhất là 21 ngày liên tục), nó sẽ tự động chọn cách có lợi mà không cần phải cố gắng gì nhiều.


Kết

Việc lập kế hoạch làm việc một ngày trên một trang giấy mà tôi được học trong khóa X3 Năng Suất, không chỉ thay đổi cách tôi làm việc, mà còn giúp cho tâm trí tôi chuyển biến tích cực. Tâm trí tôi trở nên tập trung hơn, mất ít năng lượng hơn, bình an hơn, thảnh thơi hơn, trọn vẹn hơn.

Lập OKRs hằng ngày đã trở thành thói quen của tôi. Ngày nào mà không lập kế hoạch là thấy bất an & hoang mang. Tâm trí ngay lập tức trôi dạt như một con thuyền không có bánh lái.

Rèn luyện một mình để hình thành thói quen là một việc rất khó. Đó là cách phù hợp với ai có ý chí và tự kỷ luật bản thân ở mức sắt đã. Nói thật thì tôi không thuộc nhóm này. Nên tôi chọn một môi trường có điều mà tôi muốn rèn luyện và thả mình vào đó.

Chúng ta sẽ được sức mạnh của đội nhóm trợ lực và đẩy đi. Cũng nhờ tôi tham dự hành trình X3 Năng Suất được BKE tổ chức, có môi trường và đội nhóm để rèn luyện hằng ngày, tôi mới thuần thục thói quen mới cực kỳ hữu ích chỉ sau một tháng.

Trong trường hợp bạn quan tâm, tôi đã để sẵn bookmark ở đây để bạn tham khảo.

Cá nhân tôi, sẽ tiếp tục tham dự hành trình X3 Năng Suất để tiếp tục mài dũa khả năng lập OKRs cho thật sắc bén.

30 NGÀY X3 NĂNG SUẤT - BKE.edu.vn
Nội dung khóa học

Vậy là tôi đã kể rất chi tiết trải nghiệm về tuyệt chiêu #1: lập OKR hằng ngày rồi. Tôi có làm sẵn template lập kế hoạch OKR được viết trên Notion, bạn có thể duplicate (nhân bản) về Notion của bạn để sử dụng.

Dưới đây là bài viết hướng dẫn chi tiế 8 bước thiết lập OKRs ngày (ứng dụng mô hình Tứ Diệu Đế) để tạo ra một tiêu điểm bao quát, chuẩn xác, tạo hứng khởi, khả thi, có thể đo lường cho một ngày làm việc.

8 bước lập kế hoạch cho một ngày trọn vẹn
Bản kế hoạch ngày không chỉ có công việc. Mà nó còn tập trung vào sự phát triển bền vững của bạn.
Quy trình lập OKRs hằng ngày

Click vào đây để duplicate mẫu lập kế hoạch và kaizen (cải tiến công việc hằng ngày) trên Notion.

Mục lục
Tuyệt vời! Next, complete checkout for full access to Chinh Dey.
Chào mừng bạn quay lại! Bạn đã đăng nhập thành công.
Bạn đã đăng ký thành viên miễn phí Chinh Dey.
Thành công! Tài khoản của bạn đã được kích hoạt, bây giờ bạn đã có thể truy cập nội dung (Refresh trình duyệt với F5).
Success! Your billing info has been updated.
Your billing was not updated.