Ở bài viết trước, tôi đã kể lại những trải nghiệm khi thực hành lập OKRs hằng ngày, và 5 lợi ích thu được:
- Lợi ích #1: tâm trí tập trung vào điều quan trọng
- Lợi ích #2: công việc trở nên dễ hoàn thành hơn
- Lợi ích #3: tâm trí bình an và thảnh thơi
- Lợi ích #4: tiết kiệm năng lượng cho tâm trí
- Lợi ích #5: trọn vẹn cả trong và ngoài giờ làm việc
Bạn nên đọc bài OKR - nghệ thuật làm việc ra kết quả trước khi đọc bài này nhé.
Tuệ Chinh
Trong bài viết này, tôi chia sẻ chi tiết cách mà team chúng tôi đang lập OKRs hằng ngày.
Chuẩn bị cho một ngày làm việc x3 năng suất nào! 🚀
Bước #1: nhắc lại tiêu điểm tháng
Tiêu điểm tháng là OKRs tháng. Trong một tháng thì nội dung này không thay đổi. Liệt kê ở đây để luôn luôn nhớ tới tiêu điểm của tháng, chúng ta làm gì cũng luôn hướng tâm về nó.
Có một câu nói tôi rất thích: cái gì ở trong đầu thì mới có trong tay. Trong trường hợp này, tiêu điểm tháng luôn luôn ở trong tâm trí thì khả năng đạt được nó sẽ cao hơn rất nhiều.
Về OKRs tháng thì sao? Sự thật là team chúng tôi mới làm tới tháng thứ hai, ở mức tạm chấp nhận chứ chưa thành thạo. Dự kiến qua hai chu kỳ lập OKRs tháng nữa, chúng tôi sẽ nắm vững quy trình và cách thức thực hiện. Lúc đó tôi sẽ viết bài chia sẻ riêng về cách lập OKRs tháng.
Bước #2: tác ý định hướng tâm thức cho một ngày
Trong phần trên tôi có nói từ khi lập OKRs hằng ngày, tôi làm việc với một tâm trí bình an và thảnh thơi hơn rất nhiều. Đó không phải là kết quả ngẫu nhiên mà có. Mà nó đến từ hai nguyên nhân:
- Lập OKRs hằng ngày
- Tác ý định hướng tâm thức
Đức Phật nói 'tâm viên ý mã'. Tâm nhảy nhót liên tục như một con khỉ, ý thì chạy nhanh như ngựa.
Nếu được chọn một từ duy nhất để mô tả tâm trí, tôi sẽ chọn từ 'hoang dã'.
Do thói quen nó là hoang dã, nó không có định hướng. Nó thích nhảy nhót lung tung. Nó chỉ muốn làm những việc mà nó thấy dễ chịu. Mà việc dễ chịu nếu không là việc dễ thì thường là việc vô ích.
Nên tâm cần được định hướng. Để trong một ngày, chúng ta có thể tận dụng sức mạnh con ngựa tâm trí đi đến đích mong muốn.
Cách làm rất đơn giản: chỉ cần nghĩ trong đầu điều mà bạn muốn tâm trí thực hiện nhất trong ngày và viết nó xuống. Phần công việc sẽ được liệt kê ở một phần riêng biệt, nên phần này tôi sử dụng để định hướng trạng thái tâm trí mà tôi muốn có trong ngày.
Tôi nhận thấy tâm trí tôi hay có một thói quen, dù công việc có gấp hay không thì nó có xu hướng gấp gáp. Sự gấp gáp tiếp tục sinh ra căng thẳng một cách không cần thiết. Sự căng thẳng khiến tâm trí giảm sự sáng suốt, dẫn đến tư duy giải quyết công việc không được hiệu quả.
Thấy vậy nên tôi mới thử tác ý đầu ngày bằng câu dưới đây:
Làm việc trong chánh niệm, định tĩnh & bình an.
Và nó thật sự phát huy tác dụng bạn ạ.
Bất cứ khi nào tâm trí nhảy vào thói quen gấp gáp, căng thẳng, nó sẽ tự động biết nó đã bước ra khỏi lãnh thổ mà nó nên ở bên trong.
Sau đó, tâm trí sẽ nhả sự căng thẳng gấp gáp một cách từ từ. Và nó quay trở lại với trạng thái quân bình, định tĩnh và bình an.
Chỉ là một kỹ thuật nhỏ mà nó đã tác động tích cực lên tâm trí tôi suốt cả ngày làm việc. Đó là sự thật.
Thử thực hành đi, kết quả sẽ làm bạn ngạc nhiên đấy.
Bước #3: liệt kê lịch hẹn, cam kết
Liệt kê toàn bộ các lịch hẹn, cam kết với người khác hoặc các deadline đến hạn.
Sau khi đã liệt kê, bạn sẽ ước lượng được khoảng thời gian còn lại trong ngày. Đây là cơ sở để bạn tính toán đặt một OKRs phù hợp cho ngày hôm đó.
Nếu ngày nào những công việc ở phần này chiếm quá nhiều thời gian hay thậm chí là hết cả ngày làm việc. Thì OKRs hôm đó của bạn đơn giản là 'đốt' tất cả những công việc đó.
Nếu bạn không giải quyết triệt để những công việc kiểu trên, nó sẽ luôn luôn ám ảnh bạn. Và bạn cũng không còn tâm trí đâu để mà làm việc quan trọng.
Bước #4: việc tồn đọng từ hôm trước
Liệt kê những công việc còn tồn đọng từ hôm trước sẽ giúp bạn không bị quên việc, không để công việc chìm xuồng. Công việc thuộc dạng này nên được ưu tiên giải quyết càng sớm càng tốt.
Nếu không giải quyết, một ngày nào đó nó sẽ được liệt kê ở bước #3. Và lúc đó bạn BUỘC PHẢI 'ăn' những con ếch khổng lồ, dù muốn hay không.
Bước #5: lập OKRs - tiêu điểm
Sau khi đã thu thập toàn bộ những thông tin cần thiết trong ngày, đây mới là bước lập tiêu điểm chính thức.
Lập tiêu điểm lại được chia ra làm bốn bước nhỏ hơn. Bật mí với bạn: nó áp dụng mô hình Tứ Diệu Đế để xác định 2 cặp nhân quả.
Lưu ý: tiêu điểm chỉ nên chiếm tối đa 80% thời gian làm việc trong ngày. 20% còn lại để dự phòng cho những việc phát sinh.
Vấn đề
Mô tả trăn trở lớn nhất trong tâm của bạn ngày hôm đó.
Ngoài ra, bạn cũng có thể liệt kê vấn đề lớn trong tâm của bạn, cho dù có liên quan trực tiếp đến công việc của bạn hay không. Vì nếu bạn không giải quyết vấn đề kiểu này, nó sẽ làm tâm trí bạn lo lắng, bất an, bồn chồn, khó chịu.
Liệu bạn có thể hoàn thành tốt công việc nếu tâm trí & cảm xúc đầy ắp những sự tiêu cực như vậy không?
Bạn hãy quan sát trong tâm có những công việc nào làm bạn sợ hãi, né tránh, lo lắng.. không? Đây là một dấu hiệu rõ ràng của việc KHÓ. Thường công việc này cần được ưu tiên giải quyết càng nhanh càng tốt.
Nguyên nhân
Nguyên nhân của vấn đề trên là gì? Hãy liệt kê những nguyên nhân chính ra nhé.
Bí kíp: nếu bạn càng trung thực với chính mình, càng liệt kê chính xác những nguyên nhân mà bạn cảm nhận, bạn càng dễ tìm ra được giải pháp.
Trước khi bốc thuốc cho bệnh nhân, thầy thuốc cần biết nguyên nhân chính xác của căn bệnh.
Khi đã rõ ràng nguyên nhân, bạn đã nắm 50% giải pháp trong tay rồi đấy.
Tiêu điểm
Dựa vào hai yếu tố trên, bạn hãy thiết lập tiêu điểm - là một công việc quan trọng nhất trong ngày. Một ngày một việc quan trọng là quá đủ.
Tiêu điểm cần có các yếu tố:
- Rõ ràng
- Tạo cảm hứng
- Đủ khó để rướn sức một chút mới hoàn thành được
Ví dụ:
Hoàn tất bản đồ thể hiện rõ mối quan hệ giữa các ứng dụng: Abaha & Bitrix & Kiot & mô tả chi tiết dữ liệu Abaha cần cung cấp. (20% thanh toán & 80% giao vận)
Kết quả then chốt
Những kết quả chứng minh hoàn thành tiêu điểm. Đây cũng là những cột mốc đánh dấu tiêu điểm đang được hoàn thành từng bước một.
Nếu tiêu điểm là WHAT - điều mà bạn muốn đạt được. Thì kết quả then chốt là HOW - như thế nào để đạt được điều đó? Với kết quả cụ thể như thế nào?
Hay nói một cách khác, bạn cần gieo nhân gì để đạt được kết quả mong muốn?
Số lượng hạt bạn cần gieo trong khoảng từ 3-5 là ổn. Ít hơn 3 thì quá ít để công việc hoàn thành, hoặc bạn chưa liệt kê đầy đủ. Nhiều hơn 5 thì quá nhiều, bạn khó có thể hoàn thành trong ngày.
Ví dụ về kết quả then chốt tôi đặt ra tương ứng với tiêu điểm phía trên:
KR1 Hoàn tất mô tả chi tiết về dữ liệu thanh toán được đưa vào Kiot & Bitrix như thế nào (mô tả module Bitrix)
KR2 Vẽ xong lưu đồ đồng bộ dữ liệu giai đoạn giao vận từ Kiot về Abaha & Bitrix
KR3 Mô tả chi tiết trạng thái & dữ liệu giao vận cần đồng bộ về Abaha và Bitrix
KR4 Gửi lưu đồ về luồng thanh toán cho Abaha trước 17:00
Bước #6: viết xuống lịch làm việc
Đến bước này bạn đã có một bức tranh toàn cảnh về công việc trong một ngày. Bạn chỉ cần sắp xếp công việc vào các khung giờ phù hợp trong ngày là được.
Bạn nhớ ước lượng khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nhé. Đừng lo lắng là bạn sẽ ước lượng trật lất, vì chắc chắn thời gian đầu bạn sẽ như vậy. 😁
Nhưng yên tâm, nếu thực hành thường xuyên thì càng ngày bạn sẽ càng ước lượng chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Lúc đó nó sẽ trở thành một kỹ năng sắc bén & hữu ích của bạn.
Bạn cũng đừng tự áp lực là phải theo đúng 100% lịch làm việc đã đề ra. Điều này khó lắm. Vì chúng ta không thể lường trước điều gì sẽ xảy đến trong ngày ảnh hưởng đến lịch làm việc.
Có một khung sườn làm việc để giúp tâm trí trở nên rõ ràng, bạn sẽ yên tâm làm việc hơn. Nhớ đừng dính chặt vào nó và trở nên khó chịu, bất mãn khi không thể theo đúng timeline nhé.
Bước #7: việc nên làm - dự định làm
Tiêu điểm chỉ nên chiếm 80% thời gian làm việc của một ngày.
20% thời gian còn lại, được dự phòng cho những công việc phát sinh đột xuất, bạn không thể không làm. Nếu không có việc đột xuất, sẽ dành 20% này cho những việc nên làm, dự định làm. Những công việc thuộc loại làm được thì tốt, không làm cũng không sao.
Bước #8: rèn luyện & gieo hạt mỗi ngày
Nói thật thì đây là module mà bản thân tôi chưa làm tốt. Nên ở phần này, tôi xin phép chia sẻ ở góc độ tư duy thôi nhé.
Công việc là thứ sớm muộn phải làm. Còn những mục ở đây là do chúng ta CHỦ ĐỘNG lựa chọn, và thuộc nhóm việc NÊN làm. Thực hiện những công việc này hằng ngày sẽ giúp chúng ta có một cuộc sống quân bình, cân bằng và lành mạnh. Do đó sẽ giúp chúng ta tái tạo năng lượng tươi mới, hỗ trợ cho ngày làm việc hôm sau.
Những hôm nào mà tôi thực hiện module này nghiêm túc là thấy hài lòng và mãn nguyện về bản thân lắm. Nó còn tạo sinh một nguồn năng lượng tích cực để hỗ trợ ngày hôm sau làm việc hiệu quả hơn.
Rèn luyện X3
Đây là danh sách rèn luyện mà chúng ta tự đặt ra. Ngoài công việc, nên có những sự rèn luyện khác ở trong ngày. Khi tham gia hành trình X3 Năng Suất, có năm việc mà chúng tôi phải hoàn thành trong ngày như sau:
- Meeting lúc 4:20 sáng để lập tiêu điểm ngày
- Review công việc vào cuối ngày và suy nghĩ cải tiến
- Chăm sóc đệ nhị thân (bạn đồng hành) trong nhóm
- Tập thể dục
- Ngồi thiền (ít nhất 10 phút)
Trong 5 việc trên, thì việc số 2 là một việc RẤT QUAN TRỌNG, rất nên làm hằng ngày. Đây là tuyệt chiêu để giúp bạn tiến bộ mỗi ngày một chút một, và tiến bộ liên tục, đều đặn qua từng ngày. Tôi sẽ viết riêng một bài về phần kaizen công việc hằng ngày này.
Gieo hạt
Đây là phần chúng ta rèn luyện thói quen cho đi trong tâm trí. Chúng ta có thể gieo hạt vào ba mảnh đất (đối tượng) như sau:
- Cộng đồng
- Đồng nghiệp, bạn bè
- Gia đình
Một lời hỏi thăm hay khích lệ gửi đến đến đồng nghiệp, bạn bè hay gia đình đều là một sự cho đi. Phần này không quan trọng cái đem cho, mà quan trọng là tâm mong muốn cho đi.
Khi cho đi dù là một lời hỏi thăm thôi, bạn sẽ có niềm vui nhẹ nhàng và thấy mình cũng đủ đầy lắm.
Kết
Vậy là tôi đã chia sẻ đầy đủ về 8 bước lập kế hoạch cho một ngày rồi.
Trong quá trình sử dụng, tôi thấy cách lập kế hoạch rất sát với thực tế do sự quan sát nhân duyên trong ngày rất kỹ lưỡng. Nhờ đó mà khả năng hoàn thành công việc trong ngày cao hơn.
Một điều nữa là việc lập tiêu điểm bắt đầu từ chính vấn đề lớn nhất trong tâm của bạn. Nó đi cả hai chiều: từ trong ra ngoài, và từ ngoài vào trong. Có thể sẽ mất thời gian hơn đấy, nhưng chắc chắn là sẽ bền vững hơn.
Ở bài viết kế tiếp, tôi chia sẻ tuyệt chiêu số #2 đã học được trong lớp X3 Năng Suất: ứng dụng pomodoro để cân bằng giữa tập trung chủ động & thư giãn chủ động. Sẽ có riêng phần sáng tạo của riêng tôi trong đó. 😉
Tất cả những nội dung này tôi được học trong lớp X3 Năng Suất. Hành trình 30 ngày tạo ra một môi trường tuyệt vời để bạn rèn luyện sự kỷ luật, tạo thói quen lập kế hoạch và cải tiến công việc hằng ngày.
Nếu đã thất bại nhiều lần và vẫn đang loay hoay để sắp xếp ngày làm việc gọn gàng và năng suất hơn, đó không phải lỗi của bạn. Có thể do bạn chưa gặp đúng môi trường và phương pháp.
Cá nhân tôi rất khuyến khích bạn tham khảo hành trình X3 Năng Suất mà bản thân tôi đã trải qua và đã thay đổi vô cùng tích cực cách thức tôi làm việc.
Click vào đây để duplicate (nhân bản) mẫu lập kế hoạch và kaizen (cải tiến công việc hằng ngày) về Notion của bạn.
Chúc bạn ứng dụng thành công!
P.s: nếu có bất cứ câu hỏi nào, hãy comment để trao đổi nhé.
