Có một dạo, công ty tôi cần thống nhất một nền tảng để quản lý công việc & giao tiếp nội bộ. Lúc đó, chúng tôi đã triển khai sử dụng Bitrix24 để quản lý thông tin khách hàng & quản lý công việc (Bitrix24 gọi là task & project).
Khi task được tạo ra, chúng tôi đồng bộ qua Slack để anh em trao đổi thuận tiện, nhanh chóng & tập trung theo từng chủ đề.
Bộ đôi Bitrix24 + Slack được triển khai thử nghiệm cho một vài đội, và tỏ ra rất hiệu quả. Vừa giải quyết được bài toán quản lý công việc, vừa giải quyết được vấn đề giao tiếp nhanh & triệt để. Và một hệ quả tất yếu khi áp dụng thành công: công việc của cá nhân và phòng ban trở nên trong suốt & minh bạch như dưới ánh sáng mặt trời.
Giờ đây, chúng tôi không chỉ biết rõ bản thân có những công việc nào, mà còn biết công việc của các anh em trong đội. Và thậm chí công việc của những đội khác.
Khi công việc được minh bạch, chúng tôi có thể tham gia vào bất cứ công việc nào, bất của ai, bất cứ phòng ban nào để hỏi thêm thông tin, góp ý và cảnh báo nếu có vấn đề.
Những kết quả trên, trước đây chưa từng có được.
Với góc độ là người cùng xây dựng tính năng, triển khai & sử dụng. Tôi hiểu rất sâu sắc những lợi ích tuyệt vời mà bộ đôi trên mang lại. Cho nên khi đứng trước hoàn cảnh cả tập thể buộc phải chọn một giữa Bitrix24 + Slack với Microsoft Team, mà đa số anh em lại chưa trải nghiệm nên không có thông tin chất lượng, tôi cần nói lên những trải nghiệm và góc nhìn của mình.
Qua bài viết này, tôi trình bày rõ ràng quan điểm đối với chuyện sử dụng nền tảng Bitrix24 + Slack hay MS Team. Kiến giải tường tận cho anh em hiểu những suy nghĩ và trăn trở của tôi.
Tôi sẽ bắt đầu bằng câu chuyện vào một thời đã qua.
Hồi đó trên bản Hoa Anh Đào, tôi có một kỷ niệm rất sâu sắc với thầy.
Lúc đó tôi phụ trách âm thanh cho bản.
Trong một khóa tu của các em học sinh Đông Du, có một tiết mục là các em học sinh sẽ trồng cây Mai Anh Đào. Khi các em trồng thì dàn đồng ca trong bản sẽ đứng hát giữa trời, động viên tinh thần các em và tạo một trải nghiệm khó quên.
Trồng cây giữa một bán đảo trườn ra lòng hồ, trong cảnh núi trời hùng vĩ bát ngát mà lại nghe bài Khát Vọng, hẳn là một trải nghiệm vô cùng đáng nhớ.
Nhưng đó là với người trồng, còn với đứa hậu kỳ chỉnh chọt âm thanh như tôi thì áp lực và mướt mồ hôi. Vì đây là một nhiệm vụ khó.
Dàn loa thì đặt trong thiền đường, còn khán giả thì ở ngoài sân, cách đó 30 mét.
Lúc bình thường, dàn loa đặt ở thiền đường không hề có vách, chúng tôi ngồi trong đó mà chỉnh loa nghe hay đã là điều khó. Vì âm thanh phát ra là đi luôn tuồn tuột, không có vách để âm thanh dội lại cộng hưởng tạo ra độ ấm vang. Vậy mà giờ loa một nơi khán giả một nơi, mà lại muốn nghe cho hay và lớn. Quả thật rất khó chơi.
Lúc đó, dù đã tối ưu dàn âm thanh hết cỡ, nhưng âm lượng vẫn cứ nhỏ, không đáp ứng được.
Thầy chạy vào lần một, nói: 'con mở lớn lên nữa đi Trực Giác, ở ngoài nghe nhỏ lắm'. Lúc này dàn đồng ca bên ngoài đang hát, lễ trồng cây đã bắt đầu.
Tôi ráng nhích lên một chút nữa, nhưng rất hồi hộp lo lắng. Là người ăn nằm với dàn âm thanh mấy tháng trời, tôi hiểu sắp chạm ngưỡng của nó rồi. Lúc đó thật sự căng thẳng và áp lực, vì một bên là yêu cầu của thầy, một bên là giới hạn kỹ thuật. Và tôi thì đang đứng trên lằn ranh vô cùng mỏng manh.
Sau đó âm thanh vẫn nhỏ, thầy sốt ruột và chạy vào lần 2, nói: 'tại sao âm thanh vẫn nhỏ, sao con không dám mở nó lớn lên, sợ hãi hả? Mở lớn hết cỡ cho thầy!'
Lúc đó thì tôi đành phải làm theo, vì đang on the air, không có thời gian để giải thích.
Vừa đẩy volume lên kịch kim, ngay lập tức tôi thấy đèn báo giới hạn công suất chớp nháy. Trước khi tôi kịp giảm âm lượng thì trong tích tắc, nghe hàng loạt tiếng bụp bụp bụp rất gọn từ dàn 6 cái loa phát ra.
Không cần chạy ra xem tôi cũng biết chuyện gì vừa xảy ra.
6 cái loa do vượt quá công suất đã cháy hết một lượt.
Thầy chạy vào và hỏi vì sao tắt tiếng rồi, tôi đáp gọn lỏn: 'loa cháy hết rồi thầy ơi'.
Anh em cứ tiếp tục hát chay giữa núi trời lồng lộng. Cũng không ảnh hưởng gì lắm cục diện hôm đó.
Còn tôi thì, sau buổi hôm đó, lọc cọc đóng 6 cái loa vào thùng chở ra Bảo Lộc tìm chỗ sửa.
Sau lần đó, tôi mới đưa ra một QUYẾT ĐỊNH: nếu trong lĩnh vực chuyên môn mà tôi am hiểu, thì chỉ nghe lời khuyên từ những người am hiểu chuyên môn bằng hoặc tốt nhất là hơn. Còn nếu là người không am hiểu, dù là thầy tế độ của mình đi chăng nữa thì cũng không nghe.
Có nghe thì nghe để tham khảo, nghe để giữ hòa ái, giữ sự hòa hợp chứ không làm theo.
Làm theo một ý kiến của một người không hiểu tường tận như mình là một sự dại dột.
Kể các bạn nghe câu chuyện này để tôi gửi gắm một ý.
Trong lần chuyển đổi nền tảng này, tôi sẵn lòng lắng nghe những ai đã thực sự sử dụng Bitrix + Slack + Google Workspace (Calendar, Docs, Sheet, Presentation) một cách trọn vẹn, tận cùng để hiểu nó có ưu và nhược như thế nào. Rồi mới đến Microsoft Team (hay một nền tảng khác) giải quyết được cái gì mà bộ ba trên không giải quyết được.
Còn về góc độ cá nhân, tôi sẽ không lắng nghe ý kiến từ những ai chưa trải nghiệm & sử dụng đến nơi đến chốn bộ ba trên. Không có trải nghiệm là không có trải nghiệm, cho dù người đó có là ai.
Chưa có trải nghiệm thì chúng ta hãy làm giàu trải nghiệm của mình, rồi đóng góp ý kiến vẫn chưa muộn. Lúc này ý kiến của chúng ta mới thực sự có giá trị, có sức nặng và người khác mới dễ dàng lắng nghe.
Còn về phần tính năng, tôi xét trên 6 phạm vi lớn mà BKE hay bất cứ doanh nghiệp nào đều rất cần:
- CRM: MS Team không có, không có gì để bàn thêm.
- Task: task của MS Team thô sơ. Không có tính năng tự động hóa vô cùng mạnh và hữu ích như Bitrix. Hơn nữa, task còn kết nối trực tiếp với module CRM. Nghĩa là công việc chăm sóc học viên sẽ chuyển thành task để quản lý. Đây là một lợi thế to lớn mà MS Team không thể có được. Task trong Bitrix còn có thể xem dưới nhiều giao diện: list, deadline, planner, Kanban, Calendar.
- Chat nội bộ: trải nghiệm chat của MS Team không tối ưu bằng Slack. Cách phân tầng 2 cấp vào các group có vẻ hay, nhưng trong quá trình sử dụng sẽ thấy phiền vì cứ phải tìm đến 2 lần mới vào được một kênh chat.
Slack không chỉ là nơi trao đổi công việc, mà nó dần trở thành một hub thông tin đúng nghĩa.
Trong tương lai, Slack còn có thể biến thành một nơi để anh em vào truy vấn thông tin. Hỏi gì Slack trả lời và đưa tài liệu liên quan đi kèm. - Lịch: lịch của MS team chưa thấy gì nổi trội hơn lịch của Google. Hiện tại, lịch của Google đã tích hợp vô cùng mượt mà và tối ưu trong Slack.
- Quản lý file: OneDrive của MS Team và Google Drive một chín một mười. Bất phân thắng bại. Không có tính năng nào mà bên còn lại không có.
Nhìn chung, MS Team giải quyết được một vài nhu cầu mà BKE cần đến, và gom trong một giao diện. Như chat nội bộ, task, lịch, quản lý file. Nhưng không có cái nào vượt trội (thậm chí là tương đương) so với những cái đang được sử dụng - vốn đã được tối ưu để phù hợp tối đa với nhu cầu THÔNG QUA QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG THỰC TẾ, ĐÃ CHỨNG MINH ĐƯỢC HIỆU QUẢ. Chứ không chỉ dừng ở mức mới bắt đầu nghiên cứu.
Cũng xin nhắc nhớ là triển khai một nền tảng phần mềm, để mọi thành viên trong đội ngũ cùng sử dụng chưa bao giờ một câu chuyện đơn giản. Và để sử dụng nhuần nhuyễn, phù hợp với tổ chức, tạo ra hiệu quả thì thời gian không phải kể bằng tháng, mà tính bằng năm.
Vậy với góc độ là người triển khai và trải nghiệm sâu sắc với các công cụ này trong gần một năm vừa qua, tôi tự hỏi lý do gì để chuyển đổi nền tảng?
Lý do gì để đánh đổi một thứ đang vô cùng ổn định và đáp ứng rất tốt nhu cầu, qua một nền tảng nhìn chung cũng hay, nhưng khi đi vào thực tế từng chức năng riêng biệt có đáp ứng tốt như cái đang có không?
Giả sử Bitrix + Slack + Google đang ở mức 8 điểm. Giả sử MS Team thực sự xuất sắc và đạt 9 điểm. Thì có đáng mạo hiểm để từ bỏ một thứ đang ổn định, đáp ứng rất tốt nhu cầu để phiêu lưu với một thứ mới tìm hiểu - chỉ để tăng lên 1 điểm kia không?
Với tôi, câu trả lời rõ ràng là không.
Cỏ bên kia đồi không chắc xanh hơn ngọn đồi chúng ta đang đứng.
Cứ nhai thật kỹ cỏ dưới chân mình trước đã. Xem nó ngon dở thế nào. Sau đó đi qua đồi bên cạnh cũng chưa muộn.
Còn nếu không, đứng ở đồi nào cũng ngóng trông cỏ ở đồi kia, sẽ không bao giờ chạm được cỏ non.
Tái bút: Bitrix24 và Slack không kết nối sẵn với nhau, mà chúng tôi phải tự tạo kết nối giữa hai nền tảng bằng công cụ Integromat. Để tìm hiểu về Integromat là gì (một nền tảng về tự động hóa cực kỳ mạnh mẽ), bạn xem bài viết sau:
Chinh Đặng
